Las juntas de trabajo deben de
ser consideradas como una de las actividades más importantes en tu oficina ya
que de esta forma podrás conocer los proyectos de todos tus compañeros y sobre
todo los de la oficina como tal. Sin embargo, una junta mal organizada puede
convertirse en un martirio para los asistentes y voltearse a una actividad
sumamente tediosa considerada una pérdida de tiempo.
Con el fin de que esto no suceda
te compartimos algunos consejos para tener juntas exitosas y eficientes. Lo primero que debes de hacer para planear
tu junta es dividirla en 3 etapas: Antes, durante y al finalizar.
Antes
1. Temas: Define solamente los 3 temas más importantes que se
deben de revisar durante la junta.
2. Tiempo: Tu junta no debe de tardar más de una hora y si
quieres sorprender a los participantes termínala un poco antes.
3. Comparte: envía un correo a los participantes con los temas
que se revisarán en junta y pregúntales si quieren que se revise alguna otra
cosa. No olvides mencionar la hora y fecha de la reunión, de ser posible
apóyate de las notificaciones de calendario de las aplicaciones para celulares.
Durante
1. Puntualidad: El no empezar las juntas en la
hora prevista es uno de los factores que más afectan a ver esta actividad como
negativa así que entre todos los involucrados busquen algunas consecuencias
para los que lleguen tarde.
2. Celulares: Coloca una caja en la entrada
donde todos pueden colocar sus celulares, esto definitivamente hará la junta
más ágil y sin interrupciones.
3. La regla de “los 3 rebotes”: Los expertos recomiendan que
los temas que den más de 3 vueltas entre participantes se deben de tratar en
otra junta solamente con los involucrados.
4. El capitán: Al iniciar cada junta se
designa al capitán de esa reunión y será el encargado de que las discusiones de
los temas no se salgan de rumbo.
5. El Escribano: También deberán de elegir a la
persona que se encargue de anotar todos los acuerdos y a los responsables.
Al Finalizar
1) Responde estas 3 preguntas:
1. ¿Qué acciones vamos a hacer?
2. ¿De quién es la responsabilidad
de hacerlas?
3. ¿En qué tiempo se van a hacer?
Y esta información se debe
compartir con todos los asistentes de la junta.
